يبدو التفويضُ سهلاً - والآخرون الذين يمكنُهُم القيام بذلك بشكلٍ جيد يجعلُونه يبدو سهلاً - ولكن تمرير المهمَّة بشكلٍ فعَّال يتطلب الكثير من الثِّقة والتواصل والتنسيق. ومع ذلك، إذا تعلَّمت كيفية التفويض - وقمت بذلك جيدًا - سيفوز كلّ فرد في فريقك.
لماذا من المهم التفويض؟
كقائد، التفويض مهمٌّ لأنك لا تستطيع - ولا يجب - أن تفعَلَ كلّ شيء بنفسك. التفويض يمكّن فريقك ويبنِي الثقة ويساعد في التطوير المهني. وبالنِّسبة للقادة، فهي تُساعدك على تعلم كيفية تحديد من هو الأنسَبُ للتعامل مع المهامّ أو المَشَاريع.
بالطبع، يمكنُ لتفويضِ المهام أن يخفِّف عبء العمل، ولكن وفقًا للدكتور سكوت ويليامز، أستاذ الإدارة في جامعة ولاية رايت، فإنَّ التفويض يقوم بعملٍ أكثر بكثير من مجرد تقليصِ الأشياء من عملك.
أولاً، سيتمكَّن الأشخاص الذين يعمَلُون لديك من تطوير مهاراتٍ جديدة واكتسابِ المعرفة، ممَّا يؤهلهم لمزيدٍ من المسؤُولية في المُستقبل.
يقول ويليامز: "يمكن أن يكون التفويض أيضًا علامة واضحة على أنك تحترمُ قدراتِ مرؤوسيك وأنك تثق في تقديرهم". "يميل الموظفون الذين يشعُرُون بالثقة والاحترام إلى أنهم يتمتعون بمستوى أعلى من الالتزام بعملهم، ومنظّمتهم، ومديريهم على وجه الخصوص."
لماذا يفشل المديرون في التفويض؟
في حين أن فوائد التفويض واضِحة ووفيرة، لا يزالُ العديد من المديرين يفشَلُون في التفويض بفَعَالية. الحقيقة هي أنَّ هناك العديد من الخرافات والمفاهيم الخاطئة حول التفويض والتي يمكن أن تجعَلَ بعض القادة حذِرِين من تسليمِ العمل للآخرين.
1- يعتقدون أنّ التفويض هو مجرد نقل العمل إلى شخصٍ آخر
كتب هارفي ماكاي، مؤسس شركة MackayMitchell Envelope Co: "غالبًا ما يخطئ المدراء في التفويضِ بسبب إهمالهم للعمل، لذا فهم لا يفعلون ذلك، وينتهي بهم الأمرُ إلى إضاعة وقتِهِم وكذلك وقت الشركة ومواردها"
يمكن أن يكون التفويض فرصة لجعل أعباء العمل أكثر قابلية للإدارة، ولكن أكثر من ذلك، يمكن أن يوفِّر فرصًا تعليمية قيّمة لموظفيك
التفويض ليس علامةَ ضعفٍ. إنها علامة على وجودِ قائدٍ قوي.
2- يعتقدون أنهم يستطيعون فعل ذلك بشكل أفضل
وجَدَت إحدى الدراسات أن عمليتين نفسيتين تجعل الناس أكثر ترددًا في تفويض العمل:
- تأثير التعزيز الذاتي، وهو ميل المدير إلى تقييم منتج العمل بدرجة أكبر كلما شارك هو / هي في إنتاجه.
- التأثير الإشراف، وهو عندما يميل الناس إلى الاعتقاد بأنَّ العمل الذي يتم إجراؤه تحت سيطرة المشرف أفضل من العمل المنجز دون إشرافٍ كبير.
انتبه لتلك التحيُّزات في عملك. قد تكون علامة على أنك بحاجة إلى التركيز على بناء المزيد من الثقة داخل فريقك.
3- إنهم متوتّرون بشأن التخلي عن المهام
قد يكون الاستغناء عن ذلك أمرًا صعبًا، لكن من المهمّ قبول عدم قدرتك على فعلِ كلّ شيء بنفسك.
تقول كارول ووكر، رئيسة شركة Prepared to Lead - وهي شركة استشارية تركز على تطوير القادة الشباب: "التخلي عن كونك" الخبير الأول "يتطلَّب ثقة هائلة ومنظورًا حتى في البيئات الأكثر صحّة.
ذكّر نفسك أنّ فريقك يريد أن يقوم بعملٍ جيد وأن يكون ناجحًا تمامًا كمَا تفعل. إذا نجح موظّفوك، فإنك تنجح.
4- إنهم قلقون من أنَّ التفويض سيستغرقُ وقتًا أطول للقيام بالعمل
هناك عائق شائعٌ آخر أمام التفويض وهو أنه قد يستغرقُ وقتًا أطول لتعليمِ شخصٍ آخر كيفية القيام بمهمَّة أكثر من مجرد القيام بذلك بنفسك.
وعلى الرغم من أن هذا قد يكون صحيحًا في المرة الأولى التي تقُوم فيها بتفويض المهمَّة، إلا أنَّ مقدار الوقت الذي يتعين عليك تخصيصه لهذه المهمة يتناقصُ بمُرُور الوقت لأنه لن يتعين عليك المشاركة فيها على الإطلاق.
تخيل أن الأمر سيستغرق ثماني ساعات لتوجيه شخصٍ ما خلال مهمَّة عليك إكمالُها كل أسبوع. عادة، يستغرقُ الأمر ساعة لإكمالِ المهمة.
بمجرد مرور ثمانية أسابيع بعد تدريبِ شخصٍ آخر للقيام بالمهمة نيابةً عنك، ستكون قد استرجعتَ الوقت الذي قضيتَهُ في التدريب ولديك الآن ساعة إضافية كلّ أسبوع.
مع هذه الساعة الإضافية، يمكنك التركيزُ على عمل أكثرَ أهمية، مثل الإستراتيجية أو التدريب أو التطوير - الأشياء التي يفترض أن يقوم بها القادة.
اقرأ أيضا:
ما هي القيادة الفعَّالة؟.. كيف تكون قائدًا ملهما ومؤثرا؟
كيف تبدأ شركة صغيرة تزدهر (من الألف إلى الياء)
كيفية تحديد الوقتِ المُناسِب للتفويض
هناك عائقٌ آخر أمَامَ التفويض وهو أنَّ القادة ليسوا متأكِّدين من المهامّ التي يجب عليهم تفويضُها ولا ينبغي تفويضها. في عبءِ العمل لكلِّ مدير - وخاصة المديرين الجُدُد - هناك مهام على الأرجح يجب عليك القيام بها ومهام يجبُ عليك تفويضها.
توصِي "جيني بليك"، الخبيرة في استراتيجيات التوظيف والأعمال، بإجراءِ مُرَاجعة لمهامك باستخدام القواعد أدناه لمعرفة المهام التي يجب تفويضها:
الصغيرة: المهامّ الصَّغيرة هي أشياء صغيرة لا تستغرقُ سوى قدرًا صغيرًا من الوقت لإكمالها ولكنّها تتراكم بمُرُور الوقت. قد تكون هذه أشياء يمكن أن يقوم بها المساعد: جدولة الاجتماعات، أو حجز الرحلات الجوية لرحلاتِ العمل، أو حذفِ رسائل البريد الإلكتروني العشوائية / التسويقية من صندوق الوارد الخاص بك.
المملّة: المهام المضجرة هي مهام طائشة، مثل نسخ ولصق معلومات العملاء المحتملين من أداة أتمتة التسويق إلى CRM الخاص بك. تتطلّب المهامّ المُضجرة مهارة قليلة ويمكن تفويضها بسهولة.
التي تستغرق وقتًا طويلاً: المهام التي تستغرقُ وقتًا طويلاً هي فرصٌ لتقسيم العمل إلى أجزاءٍ أصغر وتفويض أجزاءٍ من العمل للآخرين. إذا كنت تؤدّي مهمة بشكلٍ منتظم تستغرق وقتًا طويلاً، فابحث عن فرصٍ لتسليم أجزاء من هذه المهمَّة للآخرين.
قابلة للتعليم: هل لديك مهام يُمكنك بسهولة تعليم شخص آخر إكمَالَها؟ إذا كانت المهمَّة قابلة للتعليم تمامًا - إذا كانت لا تتطلّب خبرة ويمكن لأحد سواك تقديمها - فهي مرشحّة جديرة بالاهتمام للتفويض.
ليست من اختصاصِك: ربما ليس لديك مهاراتُ تصميم، لذلك يستغرق إنشاء رسومات لمشاركاتِ مدونتك ستة أضعافِ ما يتطلَّبه المصمِّم المحترف. من الأفضل تفويض هذه المهمة إلى شخصٍ أكثر استعدادًا للقيام بالعمل بسرعة وبشكلٍ جيد.
بالإضافة إلى ذلك، قد تحتاج إلى التفكير في تفويضِ المهام التي تحبُّ القيام بها ولكنها لم تعد جزءًا من وظيفتك.
إذا انتقلت مؤخرًا إلى دورٍ قيادي، فقد يكون لديك مشاريع مألوفة من أيامك كمساهم فردي، ولكن لقد حان الوقت لتفويض شخصٍ ما وتعليمه كيفية القيام بذلك نيابة عنك.
كيفية تفويض المهام بشكلٍ فعال
فيما يلي بعض النَّصائح لمساعدتك على التفويضِ بشكلٍ فعَّال بحيثُ يُشارك فريقك عبء العمل ويحقِّق تقدّمًا يفيدُ الجميع.
1- اختَر الشّخص المُناسب للوظيفة
جزءٌ من كونك قائدًا جيدًا هو فهم نقاطِ القوة والضّعف لموظّفيك. إذا كنت بحاجةٍ إلى تفويض مهمّة ستتطلّب الكثير من التعاون لإكمالها، فلا تفوِّضها إلى شخص يفضِّل بشدة العمل بمفرده. قم بتفويضها لشخص يفضِّل التعاون مع الآخرين.
يُعد السَّماح للأشخاص باختيار المهام التي تمّ تفويضُهُم لها، طريقةً أُخرى لبناءِ الثِّقة معهم وإلهام التفاعل بين أعضاءِ فريقك.
2- اشرح سبب تفويضك
إذا كنت تفوِّض مهمَّة إلى شخصٍ ما دون سابِق إنذار، فسيكون ذلك مفيدًا حقًا عندما تقدم سياقًا يوضح سبب منحك هذه المسؤولية.
يقول Alex Cavoulacos، مؤسس The Muse: "عندما تختار أشخاصًا لتفويضهم، أخبرهم عن سببِ اختيارك لهم على وجهِ التحديد وكيف تأمل أن يُساعدهم ذلك على النُّمو". "ساعدهم في رؤية كلِّ مهمَّة يتم تفويضها على أنها فرصة لتحمُّل المزيدِ من المسؤُوليات أو تنمية مهاراتٍ جديدة."
3- تقديم التعليمات الصَّحيحة
يوفر كلّ مفوّض جيّد معلوماتٍ أساسية وهامة دون إدارة دقيقة. يقترح ستيفن كوفي، مؤلف كتاب العادات السبع للناس الأكثر فعالية، أن تفوِّض النتائج بدلاً من الأساليب:
"على سبيل المثال، قُل،" هذا ما نقُوم به. إليكم ما نسعَى إليه. يقول كوفي: أريدك أن تحصل على البيع، "بدلاً من" متابعة هؤلاء العملاء المحتملين ".
أخبر الموظفين بأهدافك أو المعالم التي تأمُُلُ في تحقيقها ودعهم يعالِجُون المشكلة بطريقتِهِم الخاصة. لا تبحث عن الكمال أو الإدارة الدقيقة؛ قد يقوم شخصٌ آخر بإكمال مهمّة مختلفة عما تفعله. طالما تحصل على النتيجة التي تبحث عنها، فلا بأس بذلك.
4- توفير الموارد والتدريب
عليك التأكّد من أنّ الشّخص المكلّف بوظيفة أو مشرُوع لديه الأدوات والمَوَارد التي يحتاجُها للنجاح.
يقول كافولاكوس: "قاعدة التدريب الجيدة هي" أنا أفعل، نحن نفعل، أنت تفعل "(أي شاهدني أفعل هذا ، ثم دعونا نفعل ذلك معًا، والآن نحاول)".
تأكَّد من أنه عند تفويضِ مهمَّة ما، فإنَّ لدى الشخص الأدوات والمهارات التي يَحتاجُها لإكمال المهمة - أو توفير طريقة له للعمل على تلك المَهَارات.
على سبيل المثال، إذا طلبت من شخصٍ ما استخدام أداةٍ معيّنة لم يستخدمها من قبل لإكمال مهمّة ما، فتأكد من توفيرِ خطّة له للتعرف على الأداة أولاً.
5- تفويض المسؤولية
ربما كنت في موقف تمَّ تكليفك فيه بشيء ما ولكنك لم تشعر بالتمكينِ الكامِل لاتخاذ القرارات. نتيجة لذلك، تتوقف عن العمل، وينتهي بك الأمرُ إلى طلبِ المساعدة، وتستغرقُ المهمَّة وقتًا أطول من كلٍّ من الموظَّف والمدير.
كتب مارتن زويلينج، المؤسِّس والرئيس التنفيذي لشركة Startup Professionals، "المدراء الذين يفشَلُون في تفويضِ المسؤولية بالإضافة إلى مهام محدَّدة يجدون أنفسهم في النِّهاية يقدمون تقاريرهم إلى مرؤُوسيهم ويقومون ببعض الأعمال، بدلاً من العكس".
عزز بيئة وثقافة يشعر فيها الناس بقدرتهم على اتخاذ القراراتِ وطرح الأسئِلة واتخاذ الخطواتِ اللازمة لإكمالِ العمل.
6- التحقق من العمل وتقديم التغذية الراجعة
لا يوجد شيءٌ أسوأ من المدير الذي يفوِّض شيئًا إلى موظّف ثم يلوم الموظف عندما يحدث خطأ ما. لا تكُن ذلك المدير.
تحقَّق من العمل الذي فوَّضته لموظفيك عند اكتماله، وتأكّد من قيامهم به بشكلٍ صحيح، وامنحهم أي ملاحظات مطلُوبَة لتحسينها عند التعامل مع المهمَّة في المستقبل.
7- قل شكرا لك
عندما يكمل شخصٌ ما مهمَّة أو مشروعًا قمت بتفويضه، أظهر تقديرًا حقيقيًا وأشر إلى أشياء محدَّدة قام بها بشكلٍ صحيح أو جيد.
عندما تقوم بتدوين هذه التفاصيل، فأنت بذلك تُعطِي الأشخاصَ خريطَة طريقٍ لما يجب عليهم الاستمرار في فعلِهِ لتحقيقِ النَّجاح.
يقول زويلينج: "هذه أبسط خطوة ولكنَّها من أصعبِ الخطوات التي يتعلَّمها الكثير من الناس". "ستُلهمهُم الولاء، وتوفِّر رضا حقيقيًا عن العملِ المُنجَز، وستصبح أساسًا للتوجيه ومراجعات الأداء."
فوائد تعلم التفويض
إذا قمت بالتفويض بشكلٍ جيّد، يمكنُك زيادة الثِّقة والالتزام مع موظفيك، وتَحسِين الإنتاجية، والتأكد من أنَّ الأشخاص المناسبين يؤدُّون المهامّ التي تُناسِبهم.
لذا لا تخَف من التفويض. قد يستغرقُ الأمر بعضَ المُمَارسة لتصبح مفوضًا رائعًا، ولكن إذا كنت تعمل على ذلك، فستذهب إلى أبعد من ذلك.
نُشر هذا المنور في الأصل في مارس 2017 ، وقد تم تحديثه لتوفير مزيد من المعلومات حول كيفية تحديد المهام التي يجب تفويضها وإضافة المزيد من تلميحات التفويض.
اقرأ أيضا:
نحن نستكشف ونقدِّم مجموعة واسعة من المحتوى لتشجيع النمو الفردي وحلِّ المشاكل.
محول الأكوادإخفاء محول الأكواد الإبتساماتإخفاء الإبتسامات