لقد سمع الجميعُ مصطلح الإنتاجية، يتحدّث الناس عنه من حيثُ مدى ارتفاعه وكيفية تحسينه. لكنّ عددًا أقل من الناس يعرفون كيفية قياس الإنتاجية، أو حتى ما نتحدث عنه بالضبط عند استخدام مصطلح "الإنتاجية".
في أبسط أشكاله، الناتج ÷ الإدخال = الإنتاجية.
على سبيل المثال، لديك مندُوبي مبيعات كل واحد ليديه 10 مكالمات للعملاء في الأسبوع. الأول لديه في المتوسط 2 مبيعات في الأسبوع، والثاني بمتوسط 3 مبيعات في الأسبوع. من خلال توصيل الأرقام، نحصل على مستويات الإنتاجية التالية لكل مندوب مبيعات.
بالنِّسبة لمندوب المبيعات الأول، يكون الناتج 2 من المبيعات والمدخلات هي 10 مكالمات مبيعات 10 ÷ 2= 0.2 أو 20٪ من الإنتاجية. مندوب المبيعات الثاني، الإخراج هو 3 المبيعات والمدخلات هي 10 مكالمات المبيعات 10 ÷ 3= .3 أو 30 ٪ من الإنتاجية.
إنّ معرفة كيفية قياس وتفسير الإنتاجية هي رصيد لا يقدر بثمن لأي مدير أو مالك أعمال في عالم اليوم. على سبيل المثال، في السيناريو أعلاه، من الواضح أن مندوب المبيعات رقم 1 لا يقوم بذلك بالإضافة إلى مندوب المبيعات رقم 2.
من خلال معرفة هذه المعلومات، يمكننا الآن تحديد مسار العمل بشكل أفضل مع مندوب المبيعات رقم 1.
قد تكون بعض النتائج المحتملة تتطلب المزيد من التدريب الداخلي لمندوب المبيعات هذا، أو ترافقهم مندوب مبيعات أكثر إنتاجية لتعلم تقنية أفضل. ربما لا يكون مندوب المبيعات رقم 1 مناسبًا للمبيعات وسيعمل بشكل أفضل في موضع مختلف.
1- تحديد الأهداف طويلة وقصيرة المدى
إنّ فهمك الجيّد لأهدافك (أو شركتك) هو مفتاح قياسِ الإنتاجية.
على سبيل المثال، إذا كان هدفُ شركتك هو زيادة حصة السُّوق إلى الحد الأقصى، فستحتاجُ إلى قياس إنتاجية فريقك من خلال قدرته على اكتساب عملاءٍ جدد، وليس بالضرورة على المبيعات الفعلية التي تم إجراؤها.
2- تقسيم الأهداف على المدى الطويل إلى أهداف أسبوعية أصغر
قد يكون هدفك على المدى الطويل هو الحُصُول على 1000 عميل جديد خلال عام واحد. وبذلك سيكون 20 عميلاً جديدًا في الأسبوع، إذا كان لديك 5 أشخاص في فريقك، فيجب على كلِّ واحد منهم جلب 4 عملاءٍ جدد في الأسبوع.
الآن وبعد كسرها، يمكنك تتبع سرعة إنتاجية كل شخص من الأشخاص أسبوعًا فقط عن طريق توصيل الأرقام:
الإنتاجية = عدد العملاء الجدد - عدد مكالمات البيع التي تم إجراؤها
3- إنشاء نظام
هل لاحظت في أي وقت مضى أنّه كلّما دخلت إلى مطعم ماكدونالدز، فإنّ آلة القلي الفرنسية دائما على يسارك؟ لماذا هذا؟
ذلك لأنّ ماكدونالدز أنشأ نظامًا. لقد قرّروا أنّ الطريقة الأكثر كفاءة لإعداد المطبخ هي أن يكون لديك دائما آلة اليرقات الفرنسية على اليسار عند المشي.
يُمكنك القيام بنفس الشيء فقط تكييفه لعملك.
لنفترض أنك تعرف أن مندوبي المبيعات الأكثر إنتاجية هم الذين يحقِّقون أعلى نسبة مبيعات بين الساعة الثالثة والسابعة مساءً. إذا كان مندوبو المبيعات الآخرون يعملون من الساعة 9 صباحًا حتى 4 مساءً، فيُمكنك زيادة الإنتاجية عن طريق شيء بسيط مثل ضبط يوم العمل.
تسمح لك معرفة كيفية قياس الإنتاجية بإعداد ومراقبة وتحسين الأنظمة لزيادة الإنتاج.
4- قيّم، قيّم، قيّم!
لقد تطرَّقنا بالفعل إلى استخدام أرقام الإنتاجية هذه لتقييم ومراقبةِ موظّفيك. ولكن لا تنس تقييم نفسك باستخدام هذه القياسات نفسها.
إذا كنت قد أعددت نظامًا لتتبع أداء موظفِّيك وتقييمه، ولكنَّك لا تزال لا تلبّي الأهداف، فقد يكون الوقت قد حان لإلقاء نظرةٍ على أسلوب إدارتك. بعد كلّ شيء، إدارتك هي جزء كبير من جانب المدخلات في المعادلة.
5- استخدم مقياس التّصنيفات
يعدُّ وجود أهدافٍ واضحة ومُوجزة للموظفين جزءًا هامًا من أيّ محاولة لزيادة الإنتاجية في مكان العمل. لذلك بمجرّد تعيينك للأهداف، من المهم أن يتم إعطاء موظفيك ملاحظات منتظمة حول تقدمهم.
يعد استخدام مقياس التصنيفات طريقة جيدة لتوفير تمثيل مرئي قياسي للتقدم. يُعد استخدام مقياس من 1 إلى 5 أو 1 إلى 10 طريقة جيدة لتقديم تعليقات واضِحة وموجزة على أساس فردي.
كما أنها وسيلة جيدة لتتبع التقدم والنمو على المدى الطويل في المجالات التي تحتاج إلى تحسين.
6- تقديم استمارات التعليقات
يعد استخدام نموذج التعليقات طريقة رائِعة للحصول على مُدخلات مباشرة من العملاء الحاليين. هناك بعضُ الأمور التي يجبُ مراعاتها عند استخدام نماذج التعليقات.
أولاً، اجعل النموذج قصيرًا، أو 2-3 أسئلة كحد أقصى مع مساحة لأي تعليقات إضافية. إنّ مطالبة الأشخاص بملء نموذج طويل مع الكثير من الأسئلة سيقلل بشكل كبير من كمية المعلومات التي تتلقاها.
ثانيًا، كن على درايةٍ بأنَّ العملاء أكثر احتماليةً لإرسالِ نماذج الملاحظات عندما يكونون غير سعداء أو لديهم شكوى أكثر من رضاهم.
7- تتبع فعالية التكلفة
يُعتبر هذا مقياسًا رائعًا خاصة إذا كان الموظفون لديك يتمتعون ببعض السلطة التقديرية على ميزانياتهم. يمكنك تتبع مقدار إنفاق كل شخص وكيفية إنفاقه مقابل إنتاجيته.
مرة أخرى، هذا يجعلُ من السَّهل سد العجز في المعادلة. الإنتاجية = كمية المال التي يتم جلبها ÷ مبلغًا من المال يُنفق.
وجود هذه المعلومات مفيد جدا في التنبؤ بالنفقات وتقدير الميزانيات.
8- استخدِم التقييمات الذاتية
يمكن أن يكون طلبُ موظفيك لإجراء التقييمات الذاتية مكسبًا للجميع. وقد أظهرت الدّراسات أنه عندما يشعر الموظفون بأنّهم مشاركين وأنّ مدخلاتهم تؤخذُ على محمَل الجد، تتحسّن المعنويات. وكما نعلم جميعًا، فإن ارتفاع معنويات الموظفين يترجم إلى إنتاجية أعلى.
يعدّ استخدام التقييمات الذاتية أيضًا وسيلة جيدة للتأكُّد من أنَّ أهداف الموظفين وأرباب العمل تتماشى مع بعض.
9- مراقبة إدارة الوقت
هذا هو القاتل رقم واحد للإنتاجية في مكان العمل. الوقت المستغرق في تصفُّح الإنترنت وممارسة الألعاب وفحص البريد الإلكتروني وإجراء المكالمات الشخصية كلها عوامل تسهم في خفض الإنتاجية.
الحيلة هي الحد من هذه الأنشطة دون أن تصبح أكثر من اللازم وتؤثّر على الروح المعنوية. وقد أظهرت الدراسات أن معظم الناس سوف يلتزمون بالقواعد التي يشعرون أنها عادلة ويتم تطبيقُها على الجميع بالتساوي.
في حين أنه من الناحية المثالية، قد نعتقد أنه لا ينبغي القيام بأي من هذه الأنشطة في وقت الشركة، سيكون لدى الموظفين بالتأكيد رأي مختلف. من وجهة نظر الإنتاجية، من الأفضل أن يكون لديك سياسات وقواعد يُنظر إليها على أنها عادلة لكلا الطرفين.
10- استفِد من مُلاحظات الزُّملاء
هذا مفيد بشكلٍ خاص عند الأشخاص الذين يعملون في فرق أو مجموعات. في حين أنّ التقييمات الذاتية يمكن أن تكون مفيدة للغاية، فإنَّ الشَّخص العادي سيئ في تقييم قدراته الخاصة.
فقط اطلب في غرفة مليئة كم من الناس يعتبرون أنفسهم سائقين فوق المتوسط وستلاحظون أن 70٪ من الأيدي ترتفع! الآن نحن نعرف بوضوح أن 25٪ من السائقين هم في الواقع أقل من المتوسط، و 25٪ هم فوق المتوسط و 50٪ متوسطون.
فهل كل هؤلاء الناس يكذبون؟ لا، ليس لديهم تقييم دقيق لقدراتهم الخاصة.
إنه نفس الشيء في مكان العمل. غالبًا ما يوفر استخدام تعليقات الزملاء تقييماً أكثر دقة لقدرة الأشخاص من التقييم الذاتي.
11- شجّع الابتكار وعدم فرض عقوبة على الفشل
عندما يتعلَّق الأمر بالإنتاجية، يمكن أن يكون تشجيع إبداع الموظّفين وتبنِّي أفكارهم طريقة رائعة لزيادة الإنتاجية. فقط تأكّد من أن أيّ تغييرات تعتمدها تترجم إلى إنتاجية أعلى.
المصدر
في أبسط أشكاله، الناتج ÷ الإدخال = الإنتاجية.
على سبيل المثال، لديك مندُوبي مبيعات كل واحد ليديه 10 مكالمات للعملاء في الأسبوع. الأول لديه في المتوسط 2 مبيعات في الأسبوع، والثاني بمتوسط 3 مبيعات في الأسبوع. من خلال توصيل الأرقام، نحصل على مستويات الإنتاجية التالية لكل مندوب مبيعات.
بالنِّسبة لمندوب المبيعات الأول، يكون الناتج 2 من المبيعات والمدخلات هي 10 مكالمات مبيعات 10 ÷ 2= 0.2 أو 20٪ من الإنتاجية. مندوب المبيعات الثاني، الإخراج هو 3 المبيعات والمدخلات هي 10 مكالمات المبيعات 10 ÷ 3= .3 أو 30 ٪ من الإنتاجية.
إنّ معرفة كيفية قياس وتفسير الإنتاجية هي رصيد لا يقدر بثمن لأي مدير أو مالك أعمال في عالم اليوم. على سبيل المثال، في السيناريو أعلاه، من الواضح أن مندوب المبيعات رقم 1 لا يقوم بذلك بالإضافة إلى مندوب المبيعات رقم 2.
من خلال معرفة هذه المعلومات، يمكننا الآن تحديد مسار العمل بشكل أفضل مع مندوب المبيعات رقم 1.
قد تكون بعض النتائج المحتملة تتطلب المزيد من التدريب الداخلي لمندوب المبيعات هذا، أو ترافقهم مندوب مبيعات أكثر إنتاجية لتعلم تقنية أفضل. ربما لا يكون مندوب المبيعات رقم 1 مناسبًا للمبيعات وسيعمل بشكل أفضل في موضع مختلف.
1- تحديد الأهداف طويلة وقصيرة المدى
إنّ فهمك الجيّد لأهدافك (أو شركتك) هو مفتاح قياسِ الإنتاجية.
على سبيل المثال، إذا كان هدفُ شركتك هو زيادة حصة السُّوق إلى الحد الأقصى، فستحتاجُ إلى قياس إنتاجية فريقك من خلال قدرته على اكتساب عملاءٍ جدد، وليس بالضرورة على المبيعات الفعلية التي تم إجراؤها.
2- تقسيم الأهداف على المدى الطويل إلى أهداف أسبوعية أصغر
قد يكون هدفك على المدى الطويل هو الحُصُول على 1000 عميل جديد خلال عام واحد. وبذلك سيكون 20 عميلاً جديدًا في الأسبوع، إذا كان لديك 5 أشخاص في فريقك، فيجب على كلِّ واحد منهم جلب 4 عملاءٍ جدد في الأسبوع.
الآن وبعد كسرها، يمكنك تتبع سرعة إنتاجية كل شخص من الأشخاص أسبوعًا فقط عن طريق توصيل الأرقام:
الإنتاجية = عدد العملاء الجدد - عدد مكالمات البيع التي تم إجراؤها
3- إنشاء نظام
هل لاحظت في أي وقت مضى أنّه كلّما دخلت إلى مطعم ماكدونالدز، فإنّ آلة القلي الفرنسية دائما على يسارك؟ لماذا هذا؟
ذلك لأنّ ماكدونالدز أنشأ نظامًا. لقد قرّروا أنّ الطريقة الأكثر كفاءة لإعداد المطبخ هي أن يكون لديك دائما آلة اليرقات الفرنسية على اليسار عند المشي.
يُمكنك القيام بنفس الشيء فقط تكييفه لعملك.
لنفترض أنك تعرف أن مندوبي المبيعات الأكثر إنتاجية هم الذين يحقِّقون أعلى نسبة مبيعات بين الساعة الثالثة والسابعة مساءً. إذا كان مندوبو المبيعات الآخرون يعملون من الساعة 9 صباحًا حتى 4 مساءً، فيُمكنك زيادة الإنتاجية عن طريق شيء بسيط مثل ضبط يوم العمل.
تسمح لك معرفة كيفية قياس الإنتاجية بإعداد ومراقبة وتحسين الأنظمة لزيادة الإنتاج.
4- قيّم، قيّم، قيّم!
لقد تطرَّقنا بالفعل إلى استخدام أرقام الإنتاجية هذه لتقييم ومراقبةِ موظّفيك. ولكن لا تنس تقييم نفسك باستخدام هذه القياسات نفسها.
إذا كنت قد أعددت نظامًا لتتبع أداء موظفِّيك وتقييمه، ولكنَّك لا تزال لا تلبّي الأهداف، فقد يكون الوقت قد حان لإلقاء نظرةٍ على أسلوب إدارتك. بعد كلّ شيء، إدارتك هي جزء كبير من جانب المدخلات في المعادلة.
5- استخدم مقياس التّصنيفات
يعدُّ وجود أهدافٍ واضحة ومُوجزة للموظفين جزءًا هامًا من أيّ محاولة لزيادة الإنتاجية في مكان العمل. لذلك بمجرّد تعيينك للأهداف، من المهم أن يتم إعطاء موظفيك ملاحظات منتظمة حول تقدمهم.
يعد استخدام مقياس التصنيفات طريقة جيدة لتوفير تمثيل مرئي قياسي للتقدم. يُعد استخدام مقياس من 1 إلى 5 أو 1 إلى 10 طريقة جيدة لتقديم تعليقات واضِحة وموجزة على أساس فردي.
كما أنها وسيلة جيدة لتتبع التقدم والنمو على المدى الطويل في المجالات التي تحتاج إلى تحسين.
6- تقديم استمارات التعليقات
يعد استخدام نموذج التعليقات طريقة رائِعة للحصول على مُدخلات مباشرة من العملاء الحاليين. هناك بعضُ الأمور التي يجبُ مراعاتها عند استخدام نماذج التعليقات.
أولاً، اجعل النموذج قصيرًا، أو 2-3 أسئلة كحد أقصى مع مساحة لأي تعليقات إضافية. إنّ مطالبة الأشخاص بملء نموذج طويل مع الكثير من الأسئلة سيقلل بشكل كبير من كمية المعلومات التي تتلقاها.
ثانيًا، كن على درايةٍ بأنَّ العملاء أكثر احتماليةً لإرسالِ نماذج الملاحظات عندما يكونون غير سعداء أو لديهم شكوى أكثر من رضاهم.
7- تتبع فعالية التكلفة
يُعتبر هذا مقياسًا رائعًا خاصة إذا كان الموظفون لديك يتمتعون ببعض السلطة التقديرية على ميزانياتهم. يمكنك تتبع مقدار إنفاق كل شخص وكيفية إنفاقه مقابل إنتاجيته.
مرة أخرى، هذا يجعلُ من السَّهل سد العجز في المعادلة. الإنتاجية = كمية المال التي يتم جلبها ÷ مبلغًا من المال يُنفق.
وجود هذه المعلومات مفيد جدا في التنبؤ بالنفقات وتقدير الميزانيات.
8- استخدِم التقييمات الذاتية
يمكن أن يكون طلبُ موظفيك لإجراء التقييمات الذاتية مكسبًا للجميع. وقد أظهرت الدّراسات أنه عندما يشعر الموظفون بأنّهم مشاركين وأنّ مدخلاتهم تؤخذُ على محمَل الجد، تتحسّن المعنويات. وكما نعلم جميعًا، فإن ارتفاع معنويات الموظفين يترجم إلى إنتاجية أعلى.
يعدّ استخدام التقييمات الذاتية أيضًا وسيلة جيدة للتأكُّد من أنَّ أهداف الموظفين وأرباب العمل تتماشى مع بعض.
9- مراقبة إدارة الوقت
هذا هو القاتل رقم واحد للإنتاجية في مكان العمل. الوقت المستغرق في تصفُّح الإنترنت وممارسة الألعاب وفحص البريد الإلكتروني وإجراء المكالمات الشخصية كلها عوامل تسهم في خفض الإنتاجية.
الحيلة هي الحد من هذه الأنشطة دون أن تصبح أكثر من اللازم وتؤثّر على الروح المعنوية. وقد أظهرت الدراسات أن معظم الناس سوف يلتزمون بالقواعد التي يشعرون أنها عادلة ويتم تطبيقُها على الجميع بالتساوي.
في حين أنه من الناحية المثالية، قد نعتقد أنه لا ينبغي القيام بأي من هذه الأنشطة في وقت الشركة، سيكون لدى الموظفين بالتأكيد رأي مختلف. من وجهة نظر الإنتاجية، من الأفضل أن يكون لديك سياسات وقواعد يُنظر إليها على أنها عادلة لكلا الطرفين.
10- استفِد من مُلاحظات الزُّملاء
هذا مفيد بشكلٍ خاص عند الأشخاص الذين يعملون في فرق أو مجموعات. في حين أنّ التقييمات الذاتية يمكن أن تكون مفيدة للغاية، فإنَّ الشَّخص العادي سيئ في تقييم قدراته الخاصة.
فقط اطلب في غرفة مليئة كم من الناس يعتبرون أنفسهم سائقين فوق المتوسط وستلاحظون أن 70٪ من الأيدي ترتفع! الآن نحن نعرف بوضوح أن 25٪ من السائقين هم في الواقع أقل من المتوسط، و 25٪ هم فوق المتوسط و 50٪ متوسطون.
فهل كل هؤلاء الناس يكذبون؟ لا، ليس لديهم تقييم دقيق لقدراتهم الخاصة.
إنه نفس الشيء في مكان العمل. غالبًا ما يوفر استخدام تعليقات الزملاء تقييماً أكثر دقة لقدرة الأشخاص من التقييم الذاتي.
11- شجّع الابتكار وعدم فرض عقوبة على الفشل
عندما يتعلَّق الأمر بالإنتاجية، يمكن أن يكون تشجيع إبداع الموظّفين وتبنِّي أفكارهم طريقة رائعة لزيادة الإنتاجية. فقط تأكّد من أن أيّ تغييرات تعتمدها تترجم إلى إنتاجية أعلى.
المصدر
نحن نستكشف ونقدِّم مجموعة واسعة من المحتوى لتشجيع النمو الفردي وحلِّ المشاكل.
محول الأكوادإخفاء محول الأكواد الإبتساماتإخفاء الإبتسامات