18 عادة لإدارة الوقت عليك أن تتعلّمها في الـ 20 من عمرك!

أن تكون قادراً على إدارة وقتك هو شيءٌ من الأفضل القيام به في أقربِ وقتٍ ممكن. إتقان عادة إدارة الوقت في العشرين من عمرك يدفعُك حتى النّجاح لبقية حياتك. إذا لم تكن قد طوَّرت هذه المهارات بعد، لا تقلق.

19 عادة لإدارة الوقت عليك أن تعرفها في الـ 20 من عمرك

يمكنك أن تبدأ اليوم! اختَر عادة واحدة في اليوم وستكمل القائمة في أقلّ من شهر.

1- استخدم تطبيق تقويم أو مفكِّرة تقويم كلّ يوم.

الحفاظ على جميع المواعيد في رأسك أمرٌ غير فعال. ولهذا السبب يستخدم الأشخاص النّاجحون أدوات التقويم.

على سبيل المثال، أقترح استخدام تقويم جوجل. فهو مجاني ويمكنك إعداده ليُرسل لك رسائِل تذكير للأنشطة الهامّة على البريد الإلكتروني. فتلقِّي رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني حول رحلة قبل بضعة أيامٍ في وقتٍ مبكر مفيدٌ جدا.

2- استخدِم أداة إدارة المهام.

نعم، الحفاظ على قائمة المهّام أمرٌ حيوي في إدارة وقتك بنجاح. في البداية، يمكنك فقط استخدام قصاصات من الورق.

لكن الأكثر فعالية، هو استخدام أداةٍ مخصَّصة لإدارة المهام على الرّغم من ذلك.

يمكنك استخدام دفتر ورقي مصنوع بشكلٍ جيد، أو حتى أداة رقمية (على سبيل المثال Microsoft Outlook أو Nozbe).

3- احترم حاجتك للنّوم عن طريق الحصُول على 7 إلى 9 ساعات من النوم كلّ يوم.

قطع النّوم للحصول على متعةٍ أكبر والمزيد من العمل المُنجز هو استراتيجية قصيرة النّظر.

أن تكون مُتعباً كلّ يوم لا يعني أنك ستكون قادراً على الاستفادة الفعّالة من وقتك، بغض النظر عن كيفية تنظيمك لنفسك. لذلك اجعل من ذلك عادة الحصول على سبع إلى ثماني ساعات نوم، المشروعة كلّ ليلة.

4- قم بعمل مُراجعة أسبوعية للـ 7 أيام الماضية.

تعلّم كيفية القيام بمُراجعة أسبوعية واحدة من أفضلِ عادات إدارة الوقت لتطوير نفسِك. المُراجعة الأسبوعية هي مفهوم أنشأه ديفيد ألين، مؤلف كتاب الإنتاجية الكلاسيكية.

للبدء في مراجعة أسبوعية، انتقل إلى الخُطوات التالية:

- أولا، راجِع التقويم الخاص بك للأسبوع الماضي والأسبوع الحالي - ابحث عن نهايات فضفاضة والاجتماعات والمسائل الأخرى التي تحتاج إلى مزيدٍ من الاهتمام.

- ثانيا، راجِع البريد الوارد الخاص بك (الشّخصي وحسابات البريد الإلكتروني للشركة).

ثالثا، راجِع أهدافك للعام وضَع خططاً للعملِ عليها في الأسبُوع المقبل.

هذه الممارسة ستُساعدك على تخطيطٍ أفضل لجدولك الزمني الخاص وتجنُّب المفاجآت السّيئة.

5- خطِّط لتحقيق أربع ساعات من العمل الحقيقي في اليوم الواحد.

هل تعلم أن مديري المشاريع غالبا ما يفترضون أن يكون الناس إنتاجيين أقل من 100٪ في اليوم الواحد؟ إنّها حقيقة! قد يكون لديك يوم عمل لثماني ساعات ولكن الواقع هو أن نصف هذا اليوم فقط من المرجّح أن يكون ذو إنتاجية عالية.

وستذهبُ بقية اليوم في الاجتماعات، والردّ على البريد الإلكتروني، وتصفُّح الإنترنت والأنشطة ذات الصِّلة.

نصيحة: جدوِل أهم المهام ذات القيمة العالية في الصّباح، قبل أن تتعب.

6- ركِّز على مهمّة واحدة في وقتٍ واحد (أي عدم تعدُّد المهام!)

تعدُّد المهام وسِيلة مُسرفة للعمل. بدلاً من ذلك، سوف تُنجز أكثر إذا اخترت نشاطًا واحدًا في وقتٍ واحد. على سبيل المثال، قُم بتخصيص ساعة واحدة في الصّباح للعمل على شيء محدّد (مشروع مثلا)، ثم امنح نفسك استراحةً قصيرة.

7- افصِل بين المهام الاستراتيجية و "الدِّماغ الميت".

المهام الاستراتيجية عالية القيمة هي ما تدفع مقابله الشركات والعملاء - الخُروج بأفكار المنتجات الجديدة، وطرق لخفضِ التّكلفة وغيرها من التّحسينات -. ومع ذلك، فإنه من الصعب تقديم رؤى مُبتكرة طوال اليوم.

عندما تصل الساعة الأخيرة من اليوم وتكون متعبًا، اعمل من خلال مهام "الدِّماغ الميّت" مثل تثبيت التحديثات الأمنية أو طرح الأوراق القديمة.

8- قم بإنجاز المشاريع الكبيرة من خلال كسرِها إلى مهامٍ أصغر.

القدرة على إنجاز المشاريع الكبيرة واحدة من أهم عادات إدارة الوقت. على سبيل المثال، إذا تم تعيينك بتنظيم مؤتمر للشركات في غضون ستة أشهر، قد يبدو الأمر مُستحيلا.

ابدأ بكتابة خطّة واطلب المشورة من الأشخاص الذين أنجزوا مشاريع مُماثلة.

9- قُم بتعيين ثلاث مهام ذات أولوية كحدٍّ أقصى في اليوم الواحد.

في بداية اليوم، من السّهل تأليف لائحة من العشرات من البنود. لسوء الحظ، المُكالمات الهاتفية غير مخططٍ لها، الطلبات من الرئيس والزّملاء تقوم بسرعة بقلبِ أفضل الخُطط.

بدلاً من ذلك، ببساطة قم باختيار ثلاث مهامٍ مهمَّة في اليوم الواحد.

10- تعلم كيفية تفويض المهام بفعالية في العمل.

يقوم المديرون الفعّالون (والمهنيون الناجحُون) بتفويض المهام بشكلٍ روتيني بحيث يمكنهم التركيز على عملهم بشكلٍ أفضل. الخطوات الأساسية لللتفويض الفعّال: صف المهمة والموعد النهائي لها، واشرح ذلك للشّخص الذي سوف يؤدي المهمَّة واطلب منه أن يُبقيك على علم بالتفاصيل.

11- قم بتفويض المهام المنزلية بأسرع ما تستطيع.

خلال العشرينات من العمر، سيكون لديك سنواتٌ صعبة عندما تبدأ حياتك المهنية. بعد الحصول على موارد إضافية، ابحث عن الأنشطة المنزلية التي يمكنك تفويضها.

12- استعرِض الماضي لتصبح أفضل، وليس من أجل اللّوم.

تكرار أخطاء الماضي واحدة من أسوأ الطُّرق لإساءة استخدام وقتك المحدُود. هذا هو السبب في أنّه من المنطقي مراجعة مشاريعك الخاصة، نتائج العمل والعادات المنتظمَة.

13- عيِّن المواعيد النهائية لكلِّ مهمَّة.

إعطاء المواعيد النهائية لنفسك واحدة من أفضل الطُّرق للبقاء منظّمًا. مهمة بدون موعدٍ نهائي من المرجّح أن تُحبطك بعد كلِّ شيء.

مثال: إذا منحك رئيسك مُهلة نهائية يوم الجمعة، قد ترغب في إنجاز العمل يوم الخميس بدلاً من ذلك حتى يكون لديك الوقت لمراجعته.

14- ضع الراحة الشخصية والاسترخاء على التقويم الخاص بك.

إذا كنت مدفوعًا لتحقيق النتائج، فمن السهل أن تُهمل نفسك في كلِّ وقت. هذا هو السّبب في أنّه يجب أن يكون لديك دائماً الوقت على جدولك الزمني للأنشطة المُمتعة.

على سبيل المثال، يمكنك تخصيص يوم السبت بعد الظُّهر لقراءة كتاب جيد في المنزل أو ممارسة الرياضة مع الأصدقاء.

15- خذ فواصل خلال يوم العمل.

الجلوس على الكرسي في مكتبك ليومٍ كامل سيءٌ لصحتك وفقا للعلم. للحفاظ على صحتك وتركيزِك - المُدخلات الرئيسية لإدارة الوقت جيداً- خذ فواصل من 5-10 دقائق كلّ ساعة للمشي في الأرجاء.

16- تعلَّم قول لا على نحوٍ فعّال.

قولُ نعم للمسؤوليات الجديدة وسيلة رائعة لنمو حياتِك المهنية عندما تبدأ جديداً. ومع ذلك، هذه العادة يمكنُها أن تأخذك بعيدا جدًّا. إذا كنت تجتهد في إرضاء الآخرين وتُصارع لقول لا، إذا اقرأ كتاب The Power of No: لأنّ كلمة واحدة صغيرة يمكنُها أن تجلب لك الصحة، والسعادة.

17- استخدم قيمتك لاتخاذ قراراتٍ بشأن وقتك.

فهم نفسك أمرٌ ضروري لإدارةِ وقتك. على سبيل المثال، إذا كانت قيمتُك الأعلى هي العائلة، فسيتعين عليك إدارة متطلبات العمل وفقا لهذه القيمة.

اكتشاف قيمك الخاصة هو التحدي إذا لم تكن قد فكَّرت في هذا المجال من قبل.

18- اعترف بأخطائك بسُرعة وامضِ قدماً.

تغطية الأخطاء يُهدر وقت الجميع بما في ذلك أنت. يمكنك تحقيق الكثير في الحياة إذا كنت تعترف بأخطائِك، حل المشكلة وامضِ قُدمًا.

مُعظم المديرين على استعداد للصّفح عن الأخطاء، وخاصّة إذا كنت صادقًا وتَعمل بجدٍّ لمنع وقوع الخطأ مرّةً أخرى.